Procedure detail

El órgano responsable de la custodia de la administración titular de la documentación es el responsable de ejecutar las Resoluciones que aprueban las tablas de valoración documental.

Cuando la Resolución prevea la eliminación de documentos o series documentales, ésta se realizará en la fase de archivo en la que se encuentre la documentación. Para ello, los responsables de la custodia de la documentación tramitarán el correspondiente procedimiento de eliminación de los documentos o series documentales de que se trate, el cual comprenderá:

a) La memoria de la documentación a eliminar, donde se describa la serie documental, las unidades de instalación que se desean eliminar y las fechas que comprenden.

b) Una copia de la Resolución de aprobación de la tabla de valoración documental que autoriza la eliminación de la documentación.

El expediente de eliminación, en el caso de la documentación relativa a la Generalitat, se comunicará a la JCDA, la cual lo revisará en la primera reunión que celebre y formulará las observaciones que estime pertinentes, comunicándolo posteriormente a los responsables de la custodia de la documentación en el plazo de diez días para que se proceda, si no hay ningún inconveniente, a su eliminación.

El órgano responsable de los documentos redactará el Acta de eliminación, en la que acreditará que se han cumplido todos los requisitos previstos en el artículo 17 del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. En el Acta deberá constar el lugar, fecha y duración de los trabajos de eliminación, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación. El Acta deberá firmarla el responsable del órgano que custodia la documentación y el archivero correspondiente.

Si la Resolución dispone la conservación de los documentos o series documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminación de dicho original deberán obtenerse copias auténticas en soporte diferente. En este caso, habrá de levantarse un Acta complementaria a la prevista en el apartado 4 de artículo 18 del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos, y adjuntarse al expediente de eliminación.

Un duplicado del Acta de eliminación se remitirá a la JCDA en el plazo de diez días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes.

La JCDA llevará un Registro de todas las Actas de eliminación documental.

Se conservará en todo caso un expediente de cada año y un ejemplar de cada tipo de formulario que se utilice como muestra de la serie documental, que se remitirá a la secretaría de la JCDA junto con la propuesta de expediente de eliminación.