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Procedure detail
Presentación de propuesta de Tabla de Valoración Documental
Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública
Open application period
What is
What is it and what is it for
Las tablas de valoración documental son documentos administrativos en los que se estudian las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivos, se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.
Son objeto de valoración los documentos y series documentales producidos por las instituciones y Administraciones públicas valencianas, por las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia dependientes de ellas, por las persona jurídico-privadas vinculadas a ellas en cuyo capital o dotación participen mayoritariamente y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado en dichos servicios, vinculadas a las instituciones o Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana.
Terms
RequestOpen term
SubsanationOpen term
Allegation / ContributionOpen term
Normative
- DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. DOGV núm. 5150 de 07-12-2005
- Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos DOGV núm. 5029 de 16-06-2005
- DECRETO 50/2018, de 27 de abril, del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat. DOGV núm. 8288 de 07-05-2018
Who is it addressed to
Administration
Interested people
Podrán solicitar la valoración de sus series todas las instituciones y administraciones públicas valencianas que tengan constituida una comisión de Valoración Documental.
Requirements
Tener documentación pública objeto de valoración documental por su valor administrativo, económico, fiscal o histórico.
Documentación que se debe adjuntar a la propuesta de valoración:
- Ficha de la propuesta de Valoración documental.
- Propuesta de Valoración documental.
- Informe sobre la valoración que se ha realizado en la propuesta
- Informe sobre el acceso a la documentación
- Informe sobre la vigencia administrativa de la documentación
- Informe sobre la aplicación informática (se aportará en el caso de que la documentación esté en soporte informático o sea gestionada de forma electrónica, telemática o cualquier otro medio similar)
- Expediente tipo
- Instrumentos de descripción de la documentación objeto de estudio (inventarios)
- Dictámenes de otras comunidades autónomas (opcional)
How to process
Processing process
La elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental se realizará por la Comisión de Valoración Documental correspondiente, a iniciativa propia o a propuesta de los órganos responsables de las series documentales, la cual tramitará el expediente correspondiente.
1.- Los expedientes de propuestas de las tablas de valoración documental incluirán la siguiente información:
• Formulario de ficha de la propuesta de valoración.
• Copia de un expediente tipo o documentación que se haya de valorar.
• Informes que hayan elaborado las diferentes unidades administrativas sobre la propuesta de valoración y que justifiquen la conservación permanente o eliminación de la documentación. Asimismo, se incluirán los informes justificativos del régimen de acceso a la documentación.
• Una relación de la normativa general que afecte a la serie documental en cuestión, así como de los cambios normativos que se hayan producido a lo largo del tiempo.
• La conformidad del responsable del órgano productor de la documentación o serie documental con la valoración propuesta.
2.- Cuando el contenido de la serie documental afecte a competencias que tengan atribuidas otros organismos públicos, se deberá contar con el informe preceptivo de los mismos.
3.- Una vez elaborado el expediente de la propuesta de la tabla de valoración documental, la Comisión de Valoración Documental realizará la propuesta de valoración, distinguiendo si la documentación se ha de conservar permanentemente o se puede eliminar total o parcialmente, y remitirá toda la documentación a la JCDA.
Assessment criteria
Para facilitar los trabajos de las Comisiones de Valoración Documental y la JCDA, la elaboración de las propuestas de las tablas de valoración documental deberá ajustarse a las siguientes normas:
a) Se informarán tan sólo las propuestas de tablas de valoración documental que se refieran a series documentales.
b) Se calificará y valorará tan sólo la documentación original, y no las copias que conserven otros organismos o Administraciones públicas. El órgano al que le corresponde presentar la propuesta será el que conserve la documentación original. Los órganos que conserven copias de la documentación original la podrán eliminar cuando haya finalizado su utilidad informativa.
c) La valoración de las series documentales se ha de hacer de una forma global, teniendo en cuenta aquellos casos en que la práctica administrativa hace que una misma serie documental se repita en otros órganos administrativos.
d) Las propuestas de tablas de valoración documental se han de realizar de forma clara para justificar el valor de los documentos de las Administraciones públicas, con la finalidad de decidir su conservación permanente, el cambio de soporte o bien su eliminación.
Processing bodies
Servicio de Archivos
46019 - València/Valencia
Related procedures
Collaborating certification entities
Request
Term
Open term
Las propuestas de tablas de valoración se podrán presentar durante todo el año, y serán incluidas en el orden del día de la siguiente reunión que celebre la JCDA teniendo en cuenta el volumen de propuestas presentadas y el orden de llegada. En casos extraordinarios debidamente justificados, la...
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Gratuito
Form of presentation
Telematics
Subsanation
Term
Open term
Description
Posibilitar la aportación por vía telemática de documentación a un expediente abierto.
Observations
Para poder aportar documentación mediante este trámite telemático se han de cumplir el siguiente requisito:
1.- Haber recibido un requerimiento de subsanación del órgano competente, de subsanación u otro tipo, respecto al expediente administrativo abierto.
Form of presentation
Telematics
Allegation / Contribution
Term
Open term
Description
Posibilitar la aportación por vía telemática de documentación a un expediente abierto.
Observations
Para poder aportar documentación mediante este trámite telemático se han de cumplir el siguiente requisito:
1.- Existir un expediente abierto de esas características en el órgano, al que la persona interesada quiera voluntariamente (sin haber sido requerida para ello) aportar más documentación.
Form of presentation
Resolution
Deadline
Los dictámenes de la JCDA se emitirán en el plazo máximo de cuatro meses. El plazo para resolver sobre las propuestas de tablas de valoración será de un año a contar desde la solicitud del dictamen a la JCDA. Transcurrido este plazo sin que haya recaído Resolución, la solicitud deberá entenderse denegada.
Si el dictamen de la JCDA fuese favorable a la propuesta de valoración, se remitirá a la Conselleria competente en materia de cultura para su aprobación definitiva por el conseller correspondiente.
Si el dictamen es desfavorable a la propuesta de valoración, no podrá presentarse otra relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos años desde la comunicación de dicho dictamen al órgano proponente. No obstante, si se modifican los criterios archivísticos aplicados en la primera valoración, el centro directivo competente en materia de archivos podrá dirigirse al órgano responsable de la documentación para que, si lo considera oportuno, presente una nueva propuesta sin necesidad de que transcurra el plazo citado.
El dictamen de la JCDA tiene carácter vinculante, según establece el artículo 11.3 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos.
Obligations
La eficacia de la Resolución, cuando sea favorable a la eliminación de los documentos, quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana y condicionada, en todo caso, a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición...
Resolution bodies
Una vez publicadas las tablas de valoración en el DOGV, se enlazarán en la página web del Servicio de Archivos en la sección de JQDA.
Conselleria de Educación, Cultura y Universidades
46015 - València/Valencia
Exhausts administrative life
Si
Frequent questions
Doubts about telematic processing
Where to consult questions about the procedure:
Technical problems
Computer problems
Related topics
TOPICS
- Administrations
SUBJECT
- Public administration
- Local authorities
- Electronic administration
- Research, studies and analysis
- Transparency and public information
PROFILES
- Administration and other entities
TYPE
- Records